最適化された採用プロセスは、リクルーターの日々の業務を簡素化し、売上を伸ばすことに繋がります。
採用戦略を立てるにはさまざまな方法がありますが、どのような手順を踏めばよいかを知っておくことは重要です。このガイドでは、採用プロセスの主な手順、メリット、ベストプラクティスを包括的に紹介しています。
これらをヒントに、最も効果のある業務に集中し、適切な候補者を見つけることができます。
1. 良い採用プロセスとは？
採用プロセスを効率的かつ効果的に進めるには、舞台裏を整える必要があります。優れた採用プロセスには、適切なツールの使用、関係者間の明確なコミュニケーション、ブランドの構築に重点を置くことが必要です。
採用プロセスにおいて、候補者や顧客とのコミュニケーションに柔軟に対応することで、市場環境の変化に素早く対応し、競合他社をリードすることができます。
このほかにも、効果的な面接の質問やテクニックを磨く、潜在能力の高い候補者を見極める、リファラルを活用して優秀な人材を確保するなど、採用プロセスを改善する方法はいくつかあります。
最終的には、採用プロセスの成功は、積極的かつ戦略的で、集中することに基づいています。
2. なぜ、より良い採用プロセスを構築する必要があるのか？
時間とリソースを節約する
時間とお金は限られています。うまく設計された採用プロセスは、見込みのある候補者のみとやりとりすることで、その両方を節約することができます。プロセスを最適化することで、適切な人材を迅速に確保し、採用の総コストを削減することができます。
企業ブランドの向上
強力なブランド力を持つエージェントがそうであるように、すべてが効率的であるわけではありません。優れた採用プロセスは、候補者の体験を向上させ、量より質を重視し、自社に対する良い評判を生み出します。そして、その良い評判こそが、優秀な人材とより多くのビジネスを呼び込むことにつながるのです。
候補者のエンゲージメントを高めて人材を獲得する
候補者体験といえば、適切な採用プロセスが人材を引きつけ、求人に最適な候補者を見つけることに役立ちます。ここでは、強力なコミュニケーション戦略をとることで、各ステージでの採用活動を優位に進める方法を紹介します。
積極的な採用活動で先手を打つ
」合理的かつ戦略的な採用活動を行うためには、積極的な採用活動を行うことが重要です。ATSプラットフォームやソーシャルメディアプラットフォームなどのツールを活用し、データ分析で潜在能力の高い候補者を特定し、効果的な面接テクニックを身につけることで、採用活動で優位に立つことができるようになります。
ビジネスパフォーマンスの向上
強力な採用プロセスの最終的な結果は、単に質の高い候補者を見つけるだけでなく、組織全体のパフォーマンスを向上させることを意味します。適切な人材を適切な役割に効率よく配置することで、ビジネスを前進させることができます。
3. 最適化された採用プロセス構築のためのステップ
採用活動に万能なプロセスはありません。しかし、戦略を最適化するために役立つ、いくつかの重要なステップがあります。それは以下の通りです：
3.1 満たすべき役割の定義と理解
必要なポジションを把握する。エントリーレベルから上級職まで、クライアントが適切な人材を見つける必要がある職種に目を通します。各ポジションに必要なスキルや資格を確認し、クライアントの全体的な目標や自分の業務がどのような位置づけにあるのかを確認する。
3.2 最適なリクルートメントチームの設定
このような作業が終わったら、次は適切なリクルーターに仕事を依頼する番です。
最も効果的なリクルーターは、次のことができるはずです：
- 理想的な候補者の資質を定義する
- 求人情報を明確にする
- 詳細な職務経歴書を作成する
3.3 求人情報の作成
よく練られた求人情報は、職務に対する正しい期待値を設定するのに役立ちます。求人情報は、そのポジションに必要なスキルセット、知識、経験、そして具体的な責務の概要を説明する必要があります。
また、応募者が応募する前に基準となるチェックリストを提供することもできます。そうすることで、より優秀な候補者からの応募を促すことにもなります。
求人情報には、以下の項目を記載する必要があります：
- 役職名
- 職務と責任
- 資格、スキル
- 勤務地
- 給与、福利厚生
3.4 候補者のサーチの実施
採用活動では、人材を探し出し、引きつけ、応募を促すということが重要です。
デジタル化により、多くの人にアプローチすることは容易になっていますが、適切な候補者を見つけることは必ずしも容易ではありません。
積極的に人材を探すには、いくつかの方法があります：
- 求人広告
- 自社ウェブサイト
- ソーシャルメディア
- 転職フェア
転職に意欲的ではない候補者を探すことも、以下に説明するように、適切な候補者を見つけることに役立ちます。
3.5. 候補者のスクリーニングとショートリスト
候補者リストを作成したら、次はどのように候補者を絞り込むかを定義します。
候補者の適性をチェックするには、いくつかの方法があります：
- 応募求人や履歴書の確認
- 電話でのスクリーニングや面談の実施
- ビデオ面談や適性検査など、その他の採用ツールの利用
採用プロセスにおいて、履歴書のレビューが最も困難であることは周知の事実です。しかし、ATSを使えば、この複雑で時間のかかる作業を簡単に行うことができます。ATSを使用することで、客観的なフィルターを用いて、候補者を絞り込むことができるようになります。
3.6 面接と評価
面接の段階では、候補者との1対1の面接だけでなく、スキルテストのようなより構造的な評価も行われることがあります。
候補者のスクリーニングを徹底的に行うことで、リクルーターは候補者の長所、短所、職務への全体的な適合性をよりよく理解することができます。リクルーターは、スクリーニング方法を明確にすることで、情報に基づいて判断することができます。
3.7 オファーを出す
この段階では、給与や待遇の確認、入社日などの詳細を説明します。
4. 採用活動を次の段階に進めるためのメソッド
ここでは採用活動を成功させるための、より高度な方法をご紹介します。
採用マーケティングを活用する
優秀な人材を惹きつけるために採用マーケティングを活用することには、多くのメリットがあります：
- 採用マーケティングを活用することで、優秀な人材を獲得することができます。その結果、優秀な候補者により早くアプローチし、採用することができます。
- 採用マーケティングは、優秀な候補者とより良い関係を築き、長期的に質の高い人材を確保することに役立ちます。
- 採用活動にかかる総コストを削減することができます。
採用マーケティングには、SNSマーケティング、求人広告、コンテンツマーケティング、メールマーケティング、ビデオマーケティングなど、候補者の関心を引くためのさまざまな方法があります。
これらの異なる方法を効果的に使用することで、適切な人材を見つけるための効率を向上させることができます。
パッシブサーチを活用する
転職に意欲的ではないが、能力値が高い候補者のことを、日本国外ではPassive Talent（パッシブタレント）と呼び、そういった候補者を探すことをPassive search（パッシブサーチ）と呼びます。
自分に合いそうな求人を知らない人に、リクルーターが積極的にアプローチする方法があり、これにパッシブサーチは役立ちます。
同時に、パッシブサーチは他の面でもメリットがあります：
- 時間と労力をあまりかけずに、高いポジションへの候補者を探すことができる
- 人材データベースの増加・多様化
- 将来的な成約に向けた候補者のナーチャリング
また、パッシブサーチでは、リクルーターが潜在的な候補者にプライベートで連絡することができます。それに加えて、その関係性とあなたのブランドイメージを構築することは、採用活動前に信頼を得るために不可欠です。
リファラルを活用する
この方法は、時間とコストを削減しながら、候補者の質と定着率を高めることができるため、効果的な採用方法の1つとして知られています。
さらに、リクルーターは、すでに成約した人材と連絡を取り合うことができ、関係性を保ち続けることで、将来的にその候補者の転職活動を再度手伝う可能性もあります。そのため、自社のブランドに対する信頼をより高めることができます。
採用ツールでプロセスを合理化する
自動化を正しく適用することで、採用プロセスを変更し、ダウンタイムを最小限に抑え、価値を高める業務に集中することができます。
これらのツールの使い方、運用する理由、タイミングを理解することで、採用プロセスで重要な役割を果たすでしょう：
- ATS
- ビデオ面接ツール
- AI・予測ツール
しかし、複数の選択肢がある中で、適切なツールを見つけることは容易ではありません。ここでは、そのツールが本当に自分に合っているかどうかを見極めるためのガイドラインをいくつか紹介します：
・ユーザーフレンドリーなインターフェイス
プラットフォームのレイアウトや機能は、使いやすくなければなりません。
・ニーズに合った機能
ツールを検討する際、必要なものと必要でないものをリストアップし、常にこれを念頭に置きます。
・約束したものを提供するプラットフォームを見つける
契約する前に、デモやトライアルで可能な限りのことを調べておくとよいでしょう。営業担当者に詳しく質問をしたり、そのサービスを使用している知り合いに、営業担当者から説明を受けた通りの内容であるか確認して、自社に合うかどうかを見極めましょう。
ポジティブな候補者体験を提供する
採用プロセスを最適化し、優秀な人材を確保するためには、候補者にポジティブな体験を提供することが重要です。これは、採用プロセスの各段階（サーチ、スクリーニング、面接、オンボーディングなど）で、候補者と効果的にコミュニケーションをとることを意味します。
候補者をサポートする環境を作ることで、信頼関係を深め、より正確に適した候補者を紹介できるようになります。
優秀な候補者を評価し、採用するための十分な準備
リクルーターは、候補者を適切に評価し、正しい採用の判断をするために、前もって準備を行う必要があります。
まず、クライアントと話し合い、そのポジションの要件を確認し、応募者に必要な資格、属性、経験を確認します。そしてクライアントの要望に基づき、候補者のランク付けを行います。
より公平な採用活動を行うために、面接のスコアカードや評価システムを作ることを検討します。公平性を確保するために、すべての求職者に同じスコアリングシステムを適用します。
必要なスキルからクライアントの社風まで、理想的な人材を見つけるには、細部にまで気を配る必要があります。このようなことを知ることで、面接の質問を作成し、採用の方向性を決めることができます。
適切なレポートを使用する（そしてデータを安全に保管する）
採用プロセスを改善するためのレポート作成には、適切なデータとビジュアル分析の使い方を知ることが必要です。
候補者情報からKPIの追跡まで、採用活動ではあらゆるところにデータが存在します。このようなデータの意味を理解し、安全に保管することは、ビジネスの成長に向けた正しい戦略を詳細に説明することに役立ちます。また、どのような採用戦略であっても、そこから学ぼうとするなら、追跡可能で透明性のあるものである必要があります。
どのようなテクノロジーも、データ保護法に準拠する必要があります。スプレッドシートは、監査証跡、アクセスコントロール、バージョンコントロールが不十分なため、データコンプライアンスを危険にさらす可能性があります。一方、強固なATSは、データを安全に保存し、誰がアクセスできるかを管理することができます。
最後に
全体として、強力な採用プロセスを構築することは、時間とリソースの節約、ブランドの向上、そしてリクルーターの業務の合理化につながります。採用活動の最適化をお考えなら、戦略的なアプローチを行い、ビジネスを成長させる正しい道筋を見い出しましょう。