人材紹介企業の採用担当者は毎週、数え切れないほどの候補者に会います。
締め切りに追われるのはもちろんのこと、その数に圧倒されることは、時代の変化に伴ってますます増えている状況です。そのため、さまざまなタスクを自動的かつ同時に管理し、生産性を向上させ、潜在的な候補者とのつながりを容易にするテクノロジーが今こそ求められていると言えます。
テクノロジーは、競争力を維持したい人材紹介会社にとって必須のものです。しかし、採用テクノロジーにはさまざまな種類があり、どれが自分の組織に合っているかを知る必要があります。
今回はそんな人材紹介会社の業務を支える4つのテクノロジーと、その導入ステップを解説します。
1. 採用テクノロジーは採用プロセスにどのような影響を与えたか？
採用テクノロジーは採用プロセスに革命をもたらし、採用担当者はこれまで以上に簡単に優秀な人材を見つけ、引きつけることができるようになりました。オンライン応募からビデオ面接に至るまで、テクノロジーは採用プロセスをより効率的かつ合理的にしています。テクノロジーが現代の採用プロセスに大きな影響を与えていることは、主に以下の点で明確です。
シームレスなオペレーション（自動化テクノロジー）
採用テクノロジーの活用は、採用プロセスを自動化することを意味します。これにより、候補者との面接の日程調整や評価の共有が短時間で簡単に行えるようになります。これにより、採用担当者は候補者のスケジュールに合わせて面談を行い、内定まで迅速に進めることができるようになりました。
採用担当者は、大量の履歴書に目を通し、役員との面接の日程を決めようとしたり、適切な応募者を探すために電子メールを調べたりすることに何時間も費やす必要はないのです。候補者と採用担当者の双方が、お互いを知り、より質の高い面接を行うための時間を確保することができるようになったのです。
求職者との関係強化
採用担当者がテクノロジーを採用プロセスに活用すればするほど、候補者との関係強化につながるという効果を実感できるようになります。例えば、リクルーターはテクノロジーを使って、共通の興味や多様性に基づいて候補者と面接官をマッチングさせることを可能にしています。
ポジティブな面接体験は、候補者の採用プロセスへの関与を高め、リクルーター、クライアント、候補者の3者にとってより良い結果をもたらしています。
成約に繋がるインサイトの提供
候補者に対する自動調査ツールを使用しない場合、強力で有用な情報を見逃してしまいます。テクノロジーを活用すれば、プロセスを自動化し、複数の候補者のデータを使用して、採用アプローチの改善に役立つインサイトを生成することも可能です。
2. 採用活動を支援するトップクラスの採用テクノロジー4選
チャットボット
チャットボットは、自然言語処理を読み解き、人間の会話を模倣することで、採用活動の貴重なアシスタントとして機能し、他の緊急タスクに集中する時間を確保することができます。
チャットボットは、候補者のスクリーニング、質問への回答、面接の日程調整などのルーチンワークを引き受けることができます。チャットボットでは、候補者が応募状況を確認したり、採用プロセスにおける候補者の位置に基づいて対話したりすることも可能です。
ATS
採用担当者は、履歴書の確認や面接に加え、応募書類や履歴書、面接のスケジュールなどを管理しなければなりません。これらの圧倒的なタスクは、応募者追跡システム（ATS）の助けを借りればすぐに楽になります。このツールは、すべての求人関連情報の一元的な保管場所を提供することで、この問題を解決するのに役立ちます。
ATSを使えば、求人情報の掲載、履歴書の確認、面接の日程調整などが簡単にできるようになります。また、採用担当者は、最初のコンタクトから最終的なオファーまで、採用プロセスのすべての段階を追跡することができます。
参考：採用担当者を助けるトラッキング機能を備えたATS【Vincereコア】
CRM
候補者との関係を育み、ポジティブな体験を生み出すことは、代理店を差別化し、優れた人材を採用する可能性を高める鍵となります。候補者管理（CRM）ソフトウェアは、電子メールやSMSメッセージなどを送信して候補者に情報を提供し、採用プロセスを自動化することができます。CRMを使用することで、採用担当者は候補者との関係構築に集中することができ、長期的に候補者と強い絆を築くことができます。
動画面接
今日の市場では、候補者は単なるビデオミーティングではなく、迅速で分かりやすく、個人的なリクルーティング体験を期待しています。バーチャル面接ソフトを使えば、電話、テキスト、ライブビデオ、録画したビデオ面接で候補者と簡単にコミュニケーションをとることができます。また、ビデオ面接では、従来の面接のように移動したり、スケジュールを固定したりする必要がないため、双方にとって適切な時間枠を選ぶことができます。
3. 採用プロセスに採用テクノロジーを導入する方法
採用テクノロジーの導入は、競争に打ち勝ち、優秀な人材を確保するために非常に重要です。ただし、これらのテクノロジーを手当たり次第に導入しても上手くいくとは限りません。テクノロジーと同様に重要なことは、ニーズに合った適切なツールを使用し、最も効果的な方法でプロセスに統合することです。ここでは、そのための4つのヒントを紹介します。
現在利用中のテクノロジーを見直す
まず、既存のプロセスを見直し、改善すべき点、または廃止すべき旧式のツールを特定します。ワークフローを合理化し、冗長な手順や非効率な手順を排除することで、システムニーズと、それをサポートするさまざまなソフトウェアソリューションの可能性をよりよく理解することができるようになります。そうすれば、自社の製品が採用プロセスにどのように適合するかを明確に理解した上で、ベンダーにアプローチすることも容易になります。
必要なテクノロジーを決定し、デモアカウントを要求する
どのような採用技術が必要かが分かったら、さまざまなタイプの採用ソフトウェアのリサーチを開始し、いくつかのポイントを考慮して選択肢を絞り込むことができます。
まず、採用までの時間や候補者のスクリーニングをレポートする機能や、自動化された機能を提供しているかどうかを知る必要があります。もうひとつのポイントは、現在使用しているソフトウェアとの統合プロセスがどれだけ簡単か、複雑な点はないかということです。
次に、これらのテクノロジー・プロバイダーに連絡を取り始め、デモ・アカウントをリクエストすることを忘れないでください。そうすることで、各ソフトウェアの機能を試し、どのソフトウェアが採用プロセスに最適なのかを確認することができます。
事業のスケーラビリティを考慮する
採用活動の規模を拡大する場合、使用量の増加とより複雑なワークフローに対応できる採用テクノロジーソフトウェアを選択することが重要です。候補となるベンダーに、自社のソリューションが予想される成長に合わせてどのように拡張できるかを尋ねてください。そのソフトウェアがより多くのユーザーをサポートできるかどうか、より高度な採用プロセスに対応できるかどうかを確認します。ベンダーが、そのソフトウェアの使用規模を拡大することに成功した他社の事例を紹介できるかどうかを確認します。
アフターサービスを依頼する
採用テクノロジーソフトウェアを探す場合、アフターセールス・サポートを考慮することが重要です。主なサポート担当者の連絡先を確認しておきましょう。彼らは、あなたがソフトウェアを最大限に活用できるよう支援し、技術的な問題やセキュリティの問題に遭遇した場合にサポートする責任があるでしょう。また、担当者と面談して製品知識を評価し、あなたの代理店にふさわしいかどうかコミュニケーションをとることをお勧めします。
4. まとめ
リクルートメントテクノロジーが、リクルートメント会社の業務方法を変えていることは間違いありません。候補者のスクリーニングやオンボーディングなど、繰り返しの作業や時間のかかる作業を自動化することで、採用テクノロジーは採用担当者の貴重な時間とリソースを節約するのに役立つのです。
さらに、これらのツールは、より合理的かつ効率的な採用プロセスを提供することで、候補者の体験を向上させることもできます。このように多くのメリットがあるため、優秀な人材の発掘と採用に採用テクノロジーを活用する採用担当者が増えているのも不思議ではありません。まだ利用されていない方は、今が始め時です。
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