Bei Recruiting-Analysen handelt es sich um die Anwendung von Datenanalysen im Bereich der Personalberatung, um die Effizienz des Recruiting-Prozesses zu verbessern. Dabei werden Daten im CRM und ATS erfasst, gemessen, zusammengetragen und analysiert, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Hier sind Beispiele:

• Es wurde festgestellt, dass die Erträge in letzter Zeit gestiegen sind, und es wird darüber nachgedacht, was dazu geführt haben könnte. Es wurde beschlossen, alle Aktivitäten zu analysieren, um herauszufinden, welche zu den meisten Einnahmen geführt haben - und welche möglicherweise optimiert oder weggelassen werden sollten.
• In letzter Zeit ist der Prozentsatz der qualifizierten Bewerber gesunken - zufälligerweise genau zu dem Zeitpunkt, als das Unternehmen eine neue Software für die Personalberatung eingeführt hat. Es wurde beschlossen, herauszufinden, ob das neue CRM/ATS dafür verantwortlich ist.

Auf einer grundlegenden Ebene werden die gesammelten Daten hauptsächlich für Berichte verwendet. Auf einer fortgeschritteneren Ebene sind die Erkenntnisse aus solchen Berichten von unschätzbarem Wert und helfen bei der Planung und Optimierung des Recruiting-Prozesses. Dadurch erfolgt eine vollständige Transformation der Personalvermittlung - von Entscheidungen, die auf Bauchgefühl basieren, hin zu solchen, die auf fundierten Daten beruhen.

In den vergangenen zehn Jahren hat die Datenwissenschaft in zahlreichen Bereichen, einschließlich der Personalberatung, deutliche Fortschritte erzielt. Recruiting-Analysen bilden die Grundlage für Prognosen und Informationen, die dazu beitragen, die Effizienz bei der Personalbeschaffung, den Bewerbungsgesprächen, der Auswahl und anderen Maßnahmen zur Gewinnung neuer Mitarbeiter zu steigern.

Die Recruiting-Analyse stellt eine Vielzahl von Daten bereit, die als Grundlage für eine verbesserte Entscheidungsfindung dienen. Durch die Interpretation dieser Informationen haben Personalvermittler eine erhöhte Chance festzustellen, ob ihr Unternehmen auf dem richtigen Weg ist.

Steigerung der Effizienz

Die Datenanalyse im Recruiting unterstützt Personalberatungsunternehmen dabei, Möglichkeiten zur Verbesserung der Rekrutierung zu erkennen und Probleme zu identifizieren, die die Gesamtproduktivität des Teams beeinträchtigen. Dadurch können die Gesamtkosten reduziert und die Zeit bis zur Vermittlung (Time-to-Hire) potenziell verbessert werden.

Verbesserung der Budgetallokation

Die Identifizierung von Engpässen im Recruiting-Prozess ist entscheidend, um ineffektive Kanäle zu erkennen. Dadurch kann das Team das Budget effektiver auf solche Kanäle verteilen, die besser qualifizierte Bewerberinnen und Bewerber gewinnen.

Einblicke in die Leistung der Recruiter

Durch den Einsatz von Data Science im Rekrutierungsprozess ist es möglich, die Qualität der Arbeit jedes Teammitglieds zu bewerten. Dies ermöglicht den Verantwortlichen von Personalvermittlungsunternehmen, die Leistung ihrer Teammitglieder zu beurteilen und ihnen Unterstützung zur Steigerung ihrer eigenen Leistung anzubieten.

Gemäß dem Bericht "Future of Recruiting" von LinkedIn zählt die effektive Nutzung von Daten zu den fünf wichtigsten Prioritäten für das Recruiting in den nächsten 5 Jahren. Die gezielte Fokussierung auf relevante Informationen kann für Personalvermittler einen enormen Vorteil bedeuten.

Im Folgenden finden Sie eine Zusammenstellung der wichtigsten Berichte für Recruiting-Analysen:

1. Kanalanalyse

Die Bewertung der Effektivität Ihrer Recruiting-Plattformen ist entscheidend für den Vermittlungsprozess. Um Zeit und Kosten zu sparen, ist es wichtig, dass Ihr Team kontinuierlich die effizientesten Kanäle misst und identifiziert. Dabei sollten sowohl die mit einem Kanal verbundenen Kosten als auch die Qualität und Anzahl der Bewerbenden berücksichtigt werden.

2. Time-to-Fill (Zeit bis zur Besetzung)

Die Time-to-Fill bezieht sich auf die Dauer, die benötigt wird, um eine Vakanz zu besetzen. Diese Metrik liefert Informationen über den Personalmangel für eine bestimmte Position und gibt in gewisser Weise Auskunft über die Effektivität des Rekrutierungsteams. Die genaue Messung gestaltet sich jedoch herausfordernd, da sie mit der Annahme eines Angebots durch eine Bewerberin oder einen Bewerber endet. Es ist wichtig zu definieren, ob die Messung ab dem Zeitpunkt des Mandats oder der Veröffentlichung der Stellenanzeigen beginnt.

3. Interview-to-Fill-Ratio (Verhältnis von Interviews zu Besetzungen)

Diese Metrik für die Rekrutierungsanalyse misst den Anteil der interviewten Bewerbenden, die ein Angebot erhalten. Sie ist ein aussagekräftiger Indikator dafür, wie gut Ihr Recruiting funktioniert, insbesondere in Bezug auf die Effizienz und Effektivität der Sourcing- und Screening-Aktivitäten. Um Kosten zu senken und Zeit für Ihre Kundinnen und Kunden zu sparen, sollten Personalvermittler kontinuierlich das Interview-to-Fill-Ratio evaluieren, um mögliche Hindernisse im Prozess zu identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.

4. Vielfalt

Die Vielfalt bezieht sich auf die unterschiedlichen Hintergründe und Merkmale Ihrer Bewerbenden. Es ist für Personalvermittler von großer Bedeutung, diesem Aspekt besondere Aufmerksamkeit zu schenken. Eine vielfältige Belegschaft fördert Produktivität, Innovation und finanzielle Leistungsfähigkeit, was die Erwartungen Ihrer Kundinnen und Kunden erfüllt.

5. Kosten pro Bewerbung

Die Kosten pro Bewerbung geben an, wie viel Geld Sie durchschnittlich für jede Bewerbung ausgeben. Diese Kennzahl ermöglicht es Ihnen, die Kosten für jeden Schritt im Rekrutierungsprozess zu ermitteln und zuzuordnen.

6. Bewerbungen pro Stelle

Diese Metrik in der Rekrutierungsanalyse gibt Aufschluss darüber, wie effektiv das Sourcing-Team arbeitet oder ob Verbesserungspotenzial bei Ihrer Stellenbeschreibung besteht (beispielsweise durch zu vage Formulierungen). Eine Übersicht über die Anzahl und Qualität der Bewerbungen kann Ihnen Zeit beim Screeningprozess sparen.

7. Qualifikation der Bewerbenden/Bewerber

Die Bewertung der Qualifikation der Bewerbenden/Bewerber erfolgt anhand verschiedener Kennzahlen. Diese ermöglichen es Personalvermittlerinnen und Personalvermittlern einzuschätzen, ob sie die richtigen Bewerbenden/Bewerber für ihre Kundinnen und Kunden ausgewählt haben. Um die Qualifikation eines Talents zu beurteilen, müssen verschiedene Aspekte berücksichtigt werden:

• Verfügt das Profil über die erforderlichen Fähigkeiten, um die gewünschten Aufgaben auszuführen?
• Wie lange dauert es, bis ein Stellenwechsel möglich wäre?
• Wie hoch ist der Prozentsatz der Annahme des Erstangebots?
• Wie zufrieden sind Ihre Kundinnen und Kunden mit Ihrem Bewerberpool?

Ebenso wichtig ist:

• Wie lange dauert es, bis sich qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten in das Unternehmen Ihrer Kundinnen und Kunden eingewöhnt haben und einen Beitrag leisten?
• Wie gut passen sie zur Unternehmenskultur Ihrer Kundinnen und Kunden?
• Wie hoch ist die Bindungs-/Fluktuationsrate?

8. Bewerbererfahrung

Die Optimierung und Messung der Bewerbererfahrung, sei es online oder offline, ist äußerst wichtig. Bewerberinnen und Bewerber, die positive Erfahrungen gemacht haben, neigen eher dazu, positive Bewertungen abzugeben und sind eher bereit, einen wertvollen Beitrag für Ihre Kundinnen und Kunden zu leisten. Dies wiederum trägt dazu bei, sich als vertrauenswürdige Personalvermittlerin oder vertrauenswürdiger Personalvermittler zu etablieren.

Verwendung relevanter Daten

Um Ihren Rekrutierungsprozess mithilfe von Daten zu optimieren, ist es wichtig, relevante Kennzahlen zu nutzen. Laut dem Bericht "Future of Recruiting" von LinkedIn werden oft die wertvollsten Metriken für die Recruiting-Analyse übersehen. Die Qualität der Vermittlungen steht an erster Stelle. Obwohl 88 % der Personalvermittlerinnen und Personalvermittler der Meinung sind, dass diese Kennzahl in naher Zukunft am nützlichsten sein wird, nutzen nur 48 % von ihnen sie tatsächlich. Weitere oft übersehene Kennzahlen sind die Wirksamkeit der Recruiting-Kanäle, die Dauer der Vermittlung und die Kosten pro Vermittlung.

Es ist wichtig zu beachten, dass unterschiedliche Positionen unterschiedliche Metriken erfordern. Bei Einstiegspositionen, bei denen regelmäßig Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingestellt werden, ist die Messung der Anzahl der Bewerbenden/Bewerber pro Stelle sinnvoller, während bei Führungspositionen die Qualität der Vermittlung im Vordergrund steht.

Daten visualisieren

Die Visualisierung von Daten unterstützt Personalvermittlerinnen und Personalvermittler dabei, Trends aus den Daten zu erkennen und somit Optimierungsmöglichkeiten im Vermittlungsprozess zu identifizieren. Die Verwendung eines Personalvermittlungs-Dashboards, das Ihnen ermöglicht, Ihre Kennzahlen im Blick zu behalten, kann den Zeitaufwand reduzieren und genauere Ergebnisse liefern, insbesondere bei der Arbeit mit großen Datenmengen.

Plattformen wie Vincere bieten eine Vielzahl von Vorlagen und Berichten, aus denen Sie wählen können, um Ihre Daten effektiv zu visualisieren.

Die Umsetzung von Erkenntnissen im Recruiting-Prozess

Das ultimative Ziel der Datenanalyse besteht darin, die Bedeutung der gewonnenen Erkenntnisse zu erkennen und entsprechende Änderungen vorzunehmen, um den Vermittlungsprozess zu optimieren. Wenn beispielsweise festgestellt wird, dass nur wenige qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten pro Stelle verfügbar sind, kann dies darauf hinweisen, dass die Stellenbeschreibung zu ungenau ist oder dass die Recruiting-Kanäle nicht effektiv genutzt werden. Durch die Umsetzung dieser Erkenntnisse können Sie den Prozess gezielt verbessern und bessere Ergebnisse erzielen.

Auf dem Weg zu einer datengesteuerten Planung

Datenanalysen dienen nicht nur der Auswertung vergangener oder aktueller Aktivitäten, sondern können auch zur Vorhersage zukünftiger Entwicklungen genutzt werden. Die Verwendung von Daten zur Planung ermöglicht eine effektivere Budgetallokation, die Vorhersage von Geschäftsmöglichkeiten und die Vermeidung potenzieller Risiken. Indem Sie Daten in Ihre Entscheidungsprozesse einbeziehen, können Sie fundiertere und strategischere Entscheidungen treffen, die auf zuverlässigen Informationen basieren. Dies ermöglicht Ihnen, sich besser auf kommende Herausforderungen vorzubereiten und Chancen optimal zu nutzen.

Für die Auswertung von Recruiting-Daten ist es wichtig, die passende Software für Personalvermittler zu finden. Vincere ist eine All-in-One-Software für Recruiter, die eine breite Palette von Funktionen bietet, um das Recruiting-Team bei der Überwachung des Vermittlungsprozesses zu unterstützen. Mit unserer Berichterstattungssoftware, Vincere Intelligence, haben Recruiter Zugriff auf eine umfangreiche Sammlung von mehr als 50 Dashboards und 150 Datenquellen für maßgeschneiderte Berichte. Diese ermöglichen es Recruitern, praxisnahe Einblicke zu gewinnen, die ihre Entscheidungsfindung unterstützen.

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